Bovendien moeten alle beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting van leden door toedoen van de Raad van Bestuur in dat register worden ingeschreven binnen 8 dagen nadat hij van die beslissing in kennis is gesteld.  (artikel 10 VZW-wet)

De verplichting tot neerlegging van een kopie van het register van leden op de Rechtbank van Koophandel werd afgeschaft bij wet van 6 mei 2009.

Middels deze wet werd wel een nieuwe verplichting ingevoerd, met name moeten de verenigingen, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten.

In een notendop worden hierna enkele wettelijke regels, verband houdend met de organisatie van een algemene vergadering van leden, aangehaald.

Daarnaast wordt even stilgestaan bij de vraag of, en in welke zin en mate, men statutair kan afwijken van de bepalingen ter zake opgenomen in de VZW-wet of haar uitvoeringsbesluiten.

Wanneer we hierna spreken over “leden”, gaat het  om  “effectieve leden” of “werkende leden” van een vereniging, en niet om toegetreden leden.

1. Recht om de algemene vergadering samen te roepen:

- Wet: de raad van bestuur is het orgaan dat wettelijk gezien gelast is met de bijeenroeping van de algemene vergadering van leden.

Als minstens één/vijfde van de leden aan de raad van bestuur verzoekt om een algemene vergadering te houden, is deze raad van bestuur gehouden om een algemene vergadering te houden.

- Statuten: de statuten kunnen dit recht van de leden uitbreiden en vb. stellen dat de raad ook al gehouden is om een algemene vergadering bijeen te roepen zodra één/tiende van de leden hierom verzoekt. Een beknotting van dit recht van de leden, door een groter aantal verzoekende leden te eisen, is niet mogelijk.

2. Agenda van de algemene vergadering

- Wet: de raad van bestuur nodigt de leden minstens 8 kalenderdagen voor de algemene vergadering uit om daartoe aanwezig te zijn. Daarbij wordt de agenda van de vergadering gevoegd bij de oproepingsbrief. De raad van bestuur is verplicht om ook in de agenda op te nemen:  elk voorstel dat is ingediend door minstens 1/20ste van het aantal leden dat voorkomt in het ledenregister.

Wanneer de oproepingsbrieven met de agenda al door de raad van bestuur is bezorgd aan alle leden, staat niets in de weg dat 1/20 van de op dat moment effectieve leden nog verzoeken om vooraleer de vergadering plaatsvindt een agendapunt toe te voegen. Feitelijk gezien zal de voorzitter dan bij aanvang van de vergadering het extra agendapunt aankondigen. Eventueel kan de raad van bestuur de bijkomende punten nog via mailverkeer meedelen aan alle leden vooraleer de algemene vergadering een aanvang neemt.

Nieuwe punten op de agenda laten brengen tijdens de beraadslaging over de aangekondigde agenda kan niet, tenzij de statuten dit anders voorzien.

- Statuten: deze kunnen een versoepeling voorzien m.b.t. de vermelding van bijkomende agendapunten, in voordeel van de leden, en vb. stellen dat bij verzoek van 1/30e van de leden tot opname van een agendapunt, de raad van bestuur dit agendapunt dient op te nemen voor de algemene vergadering. De drempel verhogen, door te stellen dat het verzoek moet uitgaan van 1/5e van de leden is niet toegelaten.

De statuten kunnen verder ook een zekere versoepeling voorzien ivm de bespreking van nieuwe agenapunten waartoe verzocht wordt  tijdens het houden van de algemene vergadering, voorbeeld door dit toe te laten wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en allen of een bepaald percentage instemt met de bespreking van een nieuw agendapunt.

3. Stemrecht

- Wet : de wet voorziet een gelijk stemrecht op de algemene vergadering voor elk effectief lid.

- Statuten: van dit wettelijk principe kunnen de statuten in uiteenlopende zin afwijken, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een uitgebreider stemrecht aan de oprichters van de vzw, toekenning van een vetorecht, verbod van stemming ingeval van tegenstrijdigheid van belangen, etc…

4. Volmacht

- Wet: een lid kan zich op de algemene vergadering steeds laten vertegenwoordigen bij volmacht door een ander lid van de vzw. De gekozen lasthebber kan in principe voor meerdere personen als gevolmachtigde optreden.

- Statuten: deze kunnen dit recht van het verlenen van een volmacht uitbreiden naar een volmacht die mag worden gegeven aan derden, niet-leden. Zij kunnen ook voorzien dat een lid maar 1 x volmachthouder mag zijn voor een ander lid.

Geenszins kunnen de statuten raken aan het recht zelf om een volmacht te geven voor een welbepaalde algemene vergadering.

5. Inzagerecht.

- Wet: de leden hebben het recht om onder meer de notulen van de algemene vergadering, notulen van de raad van bestuur, boekhoudkundige stukken,… in te zien op de zetel van de vzw. Zij dienen daartoe een verzoek in te dienen bij de raad van bestuur met wie een datum en een uur wordt afgesproken.

- Statuten: de statuten kunnen nadere regels bepalen ter zake de organisatie van het inzagerecht (welbepaalde tijdstippen, voorafgaandelijke aanduiding welke stukken men wil inzien,… ).

Er bestaat in een VZW niet zoiets als de ‘oprichtersaansprakelijkheid’ zoals die bestaat in het vennootschapsrecht.
Dit is ook logisch vermits er bij de oprichting geen minimumkapitaal moet aanwezig zijn en er derhalve ook geen verantwoording moet verleend worden dat het kapitaal toereikend is voor de normale uitoefening van haar bedrijvigheid over ten minste 2 jaar.

De leden zijn met hun persoonlijk vermogen in principe niet aansprakelijk voor de verbintenissen of schulden van de VZW. Of toch …

Art. 2bis VZW-wet : Onverminderd de artikelen 3, §2 en 11, gaan de leden in die hoedanigheid geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat.’

Twee uitzonderingen dus :

1) wanneer de leden-oprichters – vooraleer de VZW rechtspersoonlijkheid verwerft (d.i. vanaf de neerlegging van de oprichtingsakte ter griffie) verbintenissen aangaan namens de VZW in oprichting en de VZW binnen de 2 jaar na het ontstaan van de verbintenis geen rechtspersoonlijkheid heeft verkregen en de verbintenissen niet heeft overgenomen binnen de 6 maanden na het verkrijgen van de rechtspersoonlijkheid, dan zullen deze personen persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn.

Voorbeeld:
Personen X, Y en Z willen een VZW oprichten met het oog op het organiseren van muziekoptredens. Voor hun oefenruimte hebben ze een mooi pand op het oog dat ze willen huren. Omdat de VZW nog niet is opgericht en om te vermijden dat het pand aan iemand anders verhuurd wordt beslist X de huurovereenkomst te ondertekenen namens de VZW in oprichting. De VZW wordt nadien evenwel nooit opgericht.
Gevolg: X is persoonlijk aansprakelijk voor de naleving van de huurovereenkomst en zal desgevallend een schadevergoeding moeten betalen bij voortijdige verbreking van de huurovereenkomst.

2) de tweede uitzondering betreft de aansprakelijkheid van leden ingeval zij nalaten op de documenten uitgaande van de VZW, de rechtsvorm en het adres van de VZW te vermelden. Artikel 11 van de VZW-wet voorziet dat eenieder die in naam van een vereniging meewerkt aan een in het 1° lid vermeld stuk waarop één van deze vermeldingen niet is aangebracht persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor alle of een gedeelte van de verbintenissen die de vereniging krachtens dit stuk heeft aangegaan.

Tot slot willen we wijzen op de aansprakelijkheidsrisico’s voor de oprichters en de bestuurders van VZW’s die in werkelijkheid commerciële ondernemingen zijn, zgn. valse VZW’s.