Men kan dus hoogstens werken met 6 voorlopige twaalfden. De uiterste datum mag ook vroeger, zelfs voor de start van het werkjaar (Parl.Vr. S., Vercamer 14/07/2009). Soms leggen bepaalde decretale verplichtingen ook vroegere data op.

De begroting wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering van de vzw. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden en kan haar niet afgenomen worden.

De raad van bestuur van de vereniging maakt dus de begroting op betreffende het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarvoor de jaarrekening wordt opgesteld, en dit wordt dus ter goedkeuring overge-maakt aan de algemene ledenvergadering. Deze voorlegging van de begroting dient dus te gebeuren gedurende het boekjaar waar deze betrekking op heeft.

De statuten van de vereniging zouden mogelijks kunnen bepalen dat de raad van bestuur deze begroting opmaakt voor het begin van dat boekjaar, en dan ter goedkeuring voorlegt bij het begin van het boekjaar. Het is zeker aangewezen dat de raad van bestuur de begroting hoe dan ook voorlegt bij het begin van het betrokken boekjaar, ook als dit niet in de statuten is opgenomen.

Er is geen verplichting, tenzij anders bepaald in de statuten, dat de begroting en de jaarrekening goedgekeurd wordt in dezelfde algemene ledenvergadering. De raad van bestuur kan dus een algemene ledenvergadering bijeen roepen bij het begin van het boekjaar, op die manier weet de raad van bestuur ook onmiddellijk aan welk kader zij zich moet houden in de loop van dat boek-jaar.

De Wet op de Verenigingen en Stichtingen bepaalt niet wat de begroting moet omvatten en hoe die moet opgemaakt worden. Minstens dient deze een getrouw beeld te geven van het verwachte beleid en de daarin voorziene uitgaven voor het komende boekjaar. Bij voorkeur wordt de be-groting opgesteld als een ontwerp van jaarrekening. Dit wordt ook aangeraden in het Verslag aan de Koning bij het K.B. van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen zonder winstoogmerk.

Doorgaans beperkt men zich tot een raming van de toekomstige exploitatie-rekening : opbrengsten en kosten, dit is uiteraard een minimum. De raming van de afschrijvin-gen moet gekoppeld worden aan een investeringsbudget, de raming van de financiële kosten dient dan weer gekoppeld te worden aan een liquiditeitsprognose (timing van de inkomsten en uitgaven – cash in en cash out).

De begroting dient niet nagezien te worden door de commissaris, en deze dient daar ook geen verslag over op te maken. Dit is ook niet nodig, omdat de begroting enkel een beleidsverklaring is en een uiteenzetting in verband met de financiële grenzen waarin dit beleid moet worden uitge-voerd. Dit document geeft geen beter beeld van de financiële toestand van de VZW, in tegen-stelling tot de jaarrekening.

De raad van bestuur maakt samen met de jaarrekening ook steeds een begroting op voor het komende boekjaar.

Beide documenten moeten in ontwerp ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar (artikel 17, § 1 Wet op de Verenigingen en Stichtingen).

De uiterste datum mag ook vroeger, zelfs voor de start van het werkjaar (Parl.Vr. S., Vercamer 14/07/2009). Soms leggen bepaalde decretale verplichtingen ook vroegere data op.

De begroting wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden en kan haar niet afgenomen worden.

Er is geen verplichting, tenzij anders bepaald in de statuten, dat de begroting en de jaarrekening goedgekeurd wordt in dezelfde algemene ledenvergadering. .

De Wet op de Verenigingen en Stichtingen bepaalt niet wat de begroting moet omvatten en hoe die moet opgemaakt worden. Minstens dient deze een getrouw beeld te geven van het verwachte beleid en de daarin voorziene uitgaven voor het komende boekjaar. Bij voorkeur wordt de begroting opgesteld als een ontwerp van jaarrekening.

De begroting dient niet nagezien te worden door de commissaris, en deze dient daar ook geen verslag over op te maken.

In de begroting worden dus de financiële grenzen vastgelegd waaraan de raad van bestuur zich moet houden, deze beperking moet echter niet te strikt worden toegepast :

- onvoorziene uitgaven kunnen niet geweigerd worden, enkel en alleen omdat deze niet opgenomen zijn in de begroting;

- uiteraard zal de raad van bestuur bij voorkeur een algemene ledenvergadering bijeenroepen voor belangrijke afwijkingen op de begroting, zodat een begrotings-wijziging kan worden goedgekeurd, bijvoorbeeld bij een belangrijke investering of lening;

- de raad van bestuur is ook aansprakelijk voor de betaling van uitgaven die wettelijk of contractueel verplicht zijn. De niet-opname van deze uitgaven in de begroting is geen reden voor niet-betaling.

Derden die toevallig kennis zouden krijgen van deze begroting, kunnen daar geen rechten uit putten, de begroting is een eenzijdig document, en kan voor hen geen contractuele waarde hebben.

In een notendop worden hierna enkele wettelijke regels, verband houdend met de organisatie van een algemene vergadering van leden, aangehaald.

Daarnaast wordt even stilgestaan bij de vraag of, en in welke zin en mate, men statutair kan afwijken van de bepalingen ter zake opgenomen in de VZW-wet of haar uitvoeringsbesluiten.

Wanneer we hierna spreken over “leden”, gaat het  om  “effectieve leden” of “werkende leden” van een vereniging, en niet om toegetreden leden.

1. Recht om de algemene vergadering samen te roepen:

- Wet: de raad van bestuur is het orgaan dat wettelijk gezien gelast is met de bijeenroeping van de algemene vergadering van leden.

Als minstens één/vijfde van de leden aan de raad van bestuur verzoekt om een algemene vergadering te houden, is deze raad van bestuur gehouden om een algemene vergadering te houden.

- Statuten: de statuten kunnen dit recht van de leden uitbreiden en vb. stellen dat de raad ook al gehouden is om een algemene vergadering bijeen te roepen zodra één/tiende van de leden hierom verzoekt. Een beknotting van dit recht van de leden, door een groter aantal verzoekende leden te eisen, is niet mogelijk.

2. Agenda van de algemene vergadering

- Wet: de raad van bestuur nodigt de leden minstens 8 kalenderdagen voor de algemene vergadering uit om daartoe aanwezig te zijn. Daarbij wordt de agenda van de vergadering gevoegd bij de oproepingsbrief. De raad van bestuur is verplicht om ook in de agenda op te nemen:  elk voorstel dat is ingediend door minstens 1/20ste van het aantal leden dat voorkomt in het ledenregister.

Wanneer de oproepingsbrieven met de agenda al door de raad van bestuur is bezorgd aan alle leden, staat niets in de weg dat 1/20 van de op dat moment effectieve leden nog verzoeken om vooraleer de vergadering plaatsvindt een agendapunt toe te voegen. Feitelijk gezien zal de voorzitter dan bij aanvang van de vergadering het extra agendapunt aankondigen. Eventueel kan de raad van bestuur de bijkomende punten nog via mailverkeer meedelen aan alle leden vooraleer de algemene vergadering een aanvang neemt.

Nieuwe punten op de agenda laten brengen tijdens de beraadslaging over de aangekondigde agenda kan niet, tenzij de statuten dit anders voorzien.

- Statuten: deze kunnen een versoepeling voorzien m.b.t. de vermelding van bijkomende agendapunten, in voordeel van de leden, en vb. stellen dat bij verzoek van 1/30e van de leden tot opname van een agendapunt, de raad van bestuur dit agendapunt dient op te nemen voor de algemene vergadering. De drempel verhogen, door te stellen dat het verzoek moet uitgaan van 1/5e van de leden is niet toegelaten.

De statuten kunnen verder ook een zekere versoepeling voorzien ivm de bespreking van nieuwe agenapunten waartoe verzocht wordt  tijdens het houden van de algemene vergadering, voorbeeld door dit toe te laten wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en allen of een bepaald percentage instemt met de bespreking van een nieuw agendapunt.

3. Stemrecht

- Wet : de wet voorziet een gelijk stemrecht op de algemene vergadering voor elk effectief lid.

- Statuten: van dit wettelijk principe kunnen de statuten in uiteenlopende zin afwijken, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een uitgebreider stemrecht aan de oprichters van de vzw, toekenning van een vetorecht, verbod van stemming ingeval van tegenstrijdigheid van belangen, etc…

4. Volmacht

- Wet: een lid kan zich op de algemene vergadering steeds laten vertegenwoordigen bij volmacht door een ander lid van de vzw. De gekozen lasthebber kan in principe voor meerdere personen als gevolmachtigde optreden.

- Statuten: deze kunnen dit recht van het verlenen van een volmacht uitbreiden naar een volmacht die mag worden gegeven aan derden, niet-leden. Zij kunnen ook voorzien dat een lid maar 1 x volmachthouder mag zijn voor een ander lid.

Geenszins kunnen de statuten raken aan het recht zelf om een volmacht te geven voor een welbepaalde algemene vergadering.

5. Inzagerecht.

- Wet: de leden hebben het recht om onder meer de notulen van de algemene vergadering, notulen van de raad van bestuur, boekhoudkundige stukken,… in te zien op de zetel van de vzw. Zij dienen daartoe een verzoek in te dienen bij de raad van bestuur met wie een datum en een uur wordt afgesproken.

- Statuten: de statuten kunnen nadere regels bepalen ter zake de organisatie van het inzagerecht (welbepaalde tijdstippen, voorafgaandelijke aanduiding welke stukken men wil inzien,… ).

De algemene vergadering dient zich ook uit te spreken over de aan de bestuurders te verlenen kwijting.

De oproeping voor deze ‘jaarvergadering’ moet 8 kalenderdagen vóór de vergadering worden toegestuurd aan de leden. In principe dienen enkel de werkende leden te worden opgeroepen. De statuten kunnen evenwel voorzien dat ook toegetreden leden dienen te worden opgeroepen.

Sinds de wetswijziging van 6/05/2009 kan de oproeping perfect via mail gebeuren. Wanneer evenwel de  statuten van de VZW nog verwijzen naar een ‘oproepingsbrief’ dan zal er nog steeds een oproeping per brief moeten gebeuren. De oproeping bevat de agenda. Tevens is het aangewezen het ontwerp van jaarrekening en begroting te voegen.

Leden die ten minste 1/20^ste van de werkelijke leden vormen kunnen vragen dat agendapunten worden gevoegd.

Naast de goedkeuring van de jaarrekening dient ook de begroting voor het volgende jaar te worden goedgekeurd. Indien de jaarvergadering pas tegen het verstrijken van de 6° maand bijeengeroepen wordt, wordt de begroting goedgekeurd op een moment dat reeds een groot deel van het boekjaar is verlopen en zodoende een groot aantal uitgaven reeds gemaakt.

Om dit te ondervangen (mede vanuit het principe van ‘behoorlijk bestuur’) kan statutair voorzien in 2 algemene vergaderingen : één voor de goedkeuring van de jaarrekening (binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar) en één voor de goedkeuring van de begroting (die vb. bij het begin van elk boekjaar georganiseerd wordt)