Probleemboekingen: schenkingen en legaten aan de vzw
Veelvuldig wordt de vraag gesteld hoe men schenkingen en legaten best verwerkt in de VZW boekhouding.
In de praktijk kunnen zich namelijk veel verschillende situaties voordoen, zodat het belangrijk is om de schenking en legaat in de feiten te ontleden, vooraleer dit in de boekhouding op te nemen.
Sommige schenkingen en legaten dienen namelijk niet opgenomen te worden in de boekhouding, andere duidelijk wel.
Wanneer de geschonken goederen gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW nemen we deze op in de boekhouding op het moment van de verkrijging, denk bijvoorbeeld aan een school die goederen krijgt ter ondersteuning van haar pedagogisch project. Het kan gaan over een eigendomsoverdracht of een ter beschikkingstelling. In het laatste geval wordt deze terbeschikkingstelling maar in de boekhouding opgenomen indien dit goed wordt uitgebaat tegen betaling.
Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit worden enkel geboekt als ze bestemd zijn tot realisatie. Bijvoorbeeld gratis vaten bij een opendeurdag in een school worden niet geboekt, als deze echter geld opbrengen moeten ze geboekt worden bij het moment van realisatie of inventarisatie.
Diensten die vrijwillig en gratis gepresteerd worden, moeten ook niet geboekt worden, tenzij deze bestemd zijn om te worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld vrijwilligers organiseren mee de opendeur dag van de school, dit wordt niet geboekt omdat hier ook geen inkomsten tegenover staan.
Daarnaast zal zich ook ongetwijfeld de vraag stellen hoe deze geschonken goederen (of diensten) dan moeten gewaardeerd worden in de boekhouding van de VZW. Hier ontmoeten we een duidelijke toepassing van “value accounting”. Goederen die men verkrijgt voor zijn kernactiviteit, worden in de boekhouding opgenomen aan de marktwaarde of gebruikswaarde. De goederen die men gratis ter beschikking krijgt voor de kernactiviteit worden eveneens geboekt aan marktwaarde of gebruikswaarde.
Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW worden enkel geboekt indien deze worden gerealiseerd, dus worden deze best opgenomen voor de vermoedelijke realisatiewaarde. Hetzelfde geldt voor de gratis diensten, bestemd om gerealiseerd te worden, ook deze kunnen geboekt worden aan de vermoedelijke realisatiewaarde.
Volgende rekeningen worden voorzien in het minimum algemeen geldend rekeningstelstel voor de boekhouding van VZW’s :
1011 Permanente financiering ontvangen in contanten
1012 Permanente financiering ontvangen in natura
151 Kapitaalsubsidies ontvangen in contanten
152 Kapitaalsubsidies ontvangen in natura
732 Schenkingen zonder terugnemingsrecht (+/-)
733 Schenkingen met terugnemingsrecht (+/-)
734 Legaten zonder terugnemingsrecht (+/-)
735 Legaten met terugnemingsrecht (+/-)
736 Kapitaal- en intrestsubsidie
6431 Schenkingen met terugnemingsrecht
6432 Schenkingen zonder terugnemingsrecht
168 Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht
6380 Toevoeging aan de voorziening
6381 Besteding en terugneming van de voorziening
Het gebruik van deze rekeningen is zeker niet vrijblijvend. De verkrijging van een goed kan dus via verschillende rekeningen worden tegengeboekt, elk met hun eigen karakteristieken :
101 Permanente financiering : deze rekening kan gebruikt worden wanneer het gaat over een substantiële uitbreiding van de activiteit van de VZW, en het goed (of de middelen) bestemd zijn om duurzaam bij te dragen tot de activiteit van de VZW
15 Kapitaalsubsidies : deze rekening is veel ruimer dan in de klassieke ondernemingsboekhouding. Dit kan gaan zowel over een overheidsorganisme of een niet-overheids-organisme zoals een stichting, onderneming, enz … Het gaat hier dus niet over een substantiële uitbreiding van de activiteit, voor de verwerving van een goed.
73 Opbrengstenrekening : wordt gebruikt wanneer het gaat over de courante werking.
Wij raden aan, bij twijfel, hieromtrent duidelijke criteria op te nemen in de waarderingsregels van de VZW.